○住民基本台帳閲覧事務取扱要綱

平成19年11月1日

告示第26号

住民基本台帳閲覧事務取扱要綱(平成18年告示第3号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、プライバシーを保護し、閲覧が不当な目的に利用されることを防止するとともに、適正かつ円滑な事務処理を図ることを目的とする。

(閲覧に供するもの)

第2条 閲覧に供するものは、法第11条第1項及び法第11条の2第1項の規定及び住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第14条の規定に基づいて作成する住民基本台帳の一部の写しである閲覧専用リスト(以下「リスト」という。)によるものとする。

2 前項のリストには、次に掲げる事項を記載するものとする。

(1) 氏名

(2) 出生の年月日

(3) 男女の別

(4) 住所

(閲覧の請求及び申出)

第3条 閲覧の請求及び申出をしようとする者(以下「請求者及び申出者」という。)は、閲覧を希望する日の1週間前までに、次に掲げる書類を町長に提出し、その承認を得なければならない。

(1) 法第11条第1項の規定による請求の場合 様式第1号

(2) 法第11条第1項の規定による請求のうち、犯罪捜査に関するもの、その他特別の事情により請求の事由を明らかにすることが事務の性質上困難である場合 様式第2号

(3) 法第11条の2第1項の規定による申出の場合 様式第3号

2 法第11条の2第2項の規定による申出に際して明らかにさせなければならない事項を明らかにさせるため、法人登記、事業所概要、大学の委員会又は学部長による証明書、プライバシーマークが付与されていることを示す書類、閲覧事項を申出の際に明らかにした利用の目的以外に利用しないこと等を規定した誓約書等町長が適当と認める書類を提出しなければならない。

(請求内容及び申出内容の確認)

第4条 前条の規定による閲覧の請求内容及び申出内容について必要がある場合は、請求者及び申出者に対して説明を求め、当該請求内容及び申出内容について確認するものとする。

(閲覧の決定)

第5条 第3条の規定による閲覧の請求及び申出があったときは、当該請求内容及び申出内容について慎重に審査し、当該請求及び申出における諾否を決定するものとする。

2 法第11条の2第1項の規定による閲覧の申出の決定をしたときは、住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第4号)を閲覧者に通知するものとする。

(請求及び申出に応じない場合)

第6条 第3条の規定による閲覧の請求及び申出があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求及び申出に応じないものとする。

(1) 請求及び申出の目的が、不当な目的によることが明らかなとき、又は不当な目的に使用されるおそれがあるとき。

(2) プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあるとき。

(3) 請求内容及び申出内容を明らかにしないとき。

(4) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又は損傷したとき。

(5) 多数の者が一時に閲覧を請求し、その使用が競合したとき。

(6) 執務に支障があるとき。

(7) 前各号に掲げるもののほか、当該請求及び申出を拒むに足りる相当な理由があるとき。

(閲覧者の本人確認)

第7条 法第11条第1項の規定による請求の場合は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写しの交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)第1条第3項の規定により、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示しなければならない。また、職員証等の証明書に本人の顔写真が貼付されていない場合や、口頭の補足質問では不十分な場合、特に必要がある場合には、当該請求に係る国又は地方公共団体に電話で照会する等の方法により確認するものとする。

2 法第11条の2の規定による申出の場合は、省令第2条第3項の規定により、次に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。

(1) 個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の写真が貼付されたものに限る。)であって、閲覧者が本人であることを確認するため町長が適当と認める書類。

(2) 閲覧者が本人であることを確認するため、郵便その他町長が適当と認める方法により当該閲覧者に対して文書で紹介したその回答書(様式第4号)及び町長が適当と認める書類。

(閲覧日及び時間等)

第8条 閲覧日は、次に掲げる日を除く火曜日から木曜日までの町長が指定する日とする。

(1) 3月1日から4月30日まで

(2) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日及び休日の次の日

(3) 12月28日から1月4日まで

2 閲覧時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。

(閲覧の実施)

第9条 閲覧の場所は、町長が指定した場所とする。

2 閲覧者は、1日につき午前2人、午後2人を限度とする。

3 閲覧1回における同一請求者及び申出者による閲覧の実施は、1人限りとする。ただし、閲覧者が交代により入れ替わる場合は、この限りでない。

4 同一請求者及び申出者が同一目的で閲覧するときは、3回以内とする。

5 リストを転記する場合は、住民基本台帳閲覧転記用紙(様式第5号。以下「転記用紙」という。)による転記に限るものとする。この場合において、筆記用具は、鉛筆(シャープペンシルを含む。)を使用し、転写終了後は内容確認のうえ、写しを保管するものとする。

(閲覧者の遵守事項)

第10条 閲覧者は、次の事項を遵守しなければならない。

(1) リストを閲覧場所以外に持ち出さないこと。

(2) リストを抜き取り、破損し、又は加筆しないこと。

(3) リストを写真撮影し、又は複写機により写し取らないこと。

(4) 町職員の指示に従うこと。

2 町長は、閲覧者が誓約書の誓約事項又は前項の規定に違反したときは、直ちに閲覧を中止させ、当該閲覧に係る転記用紙を提出させるものとする。

(閲覧後の報告等)

第11条 町長は、申出者に対して転記用紙の使用、保管、廃棄状況等の報告を求めることができる。

2 町長は、アンケート調査等の目的で閲覧させた場合には、申出者に対して当該調査等の結果の資料の提出を求めることができる。

3 申出者は、第1項の報告又は前項の資料の提出を求められたときは、速やかにこれに応ずるものとする。

(閲覧の件数及び手数料の有無)

第12条 閲覧の件数は、原則として1回の閲覧につき30人とする。

2 法第11条第1項の規定による請求の場合は無料とする。ただし、国又は地方公共団体から委託された調査会社等が閲覧する場合は有料とする。

(閲覧の公表)

第13条 町長は法第11条第3項の規定及び法第11条の2第12項の規定により、町長が適当と認める方法により、住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況を公表するものとする。

附 則

この告示は、平成19年11月1日から施行する。

附 則(平成27年12月24日告示第41号)

この告示は、平成28年1月1日から施行する。

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住民基本台帳閲覧事務取扱要綱

平成19年11月1日 告示第26号

(平成28年1月1日施行)