○紀美野町戸籍事務電算処理に係るデータ保護管理要領
平成18年1月1日
訓令第16号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び紀美野町個人情報保護法施行条例(令和4年条例第24号)に定めるもののほか、本町の戸籍事務を処理する電子情報処理組織に係る戸籍又は除かれた戸籍(以下「除籍」という。)のデータの保全及び保護に関し必要な事項を定めることにより、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 本町の電子情報処理組織により戸籍事務を処理するシステムをいう。
(2) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍、除籍又は戸籍附票に関する磁気情報をいう。
(3) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスクその他の戸籍データが記録された磁気媒体及び装置をいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(6) パスワード 戸籍情報システムの端末装置(以下「端末装置」という。)の操作に際して、戸籍情報システムの入出力操作を個別に制御するための特別の符号をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に細心の配慮をしなければならない。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令(第11条において「戸籍法等」という。)に定めるところにより処理するものであって、次に掲げるものとする。
(1) 戸籍届書に基づいて処理する戸籍及び除籍の編製及び記録
(2) 受付帳の調製
(3) 記録事項証明書の発行
(4) 人口動態統計その他の統計に関する事務
(5) 戸籍及び除籍に関する検索事務
(6) 戸籍の附票の調製
(7) 届書等の画像情報の記録
(8) 前各号に掲げるもののほか、町長が別に定める戸籍関連事務
(戸籍データ保護管理者の設置)
第5条 戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント、戸籍データ等の適正な運用並びにその保全及び保護について統括的に管理するため、住民課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、住民課長をもって充てる。
(保護管理者の責務)
第6条 保護管理者は、戸籍情報システム及び戸籍データを適正に管理し、その保全及び保護に万全を期するため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムの装置全体(第16条において「機器」という。)の状態及び戸籍データの管理状況について常に把握すること。
(2) 戸籍情報システムのプログラムに係る障害の有無について定期的に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講ずること。
(3) 戸籍情報システムについて火災、盗難その他の災害に備えて必要な措置を講ずること。
(4) 戸籍データの滅失、き損及び漏えいを防止するための必要な措置を講ずること。
(5) 来庁者その他関係者以外の者から入力内容を読み取られることのないよう端末装置を配置すること。
(端末装置管理責任者及び端末操作者の指定等)
第7条 保護管理者は、端末装置の適正な管理及び運用を図るため、戸籍担当職員のうちから端末装置管理責任者を指定しなければならない。
2 端末装置管理責任者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作を行うことができる者(以下「端末操作者」という。)を指定するとともに、端末操作者が処理することができる事務の範囲を定めなければならない。
(端末装置の操作)
第8条 端末操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。
2 端末操作者は、戸籍業務、戸籍の附票業務又は人口動態等の戸籍関連業務に必要な場合以外に端末装置を操作し、又は戸籍データを使用してはならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と直接連動して処理してはならない。
(パスワードの管理及び秘匿)
第9条 保護管理者は、端末操作者に対して、第4条に定める事務処理に関し、パスワードを設定し、付与するとともに、これを次に掲げるところにより厳重に管理しなければならない。
(1) パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定めること。
(2) 定期的にパスワードの更新を行うこと。
(3) パスワードを当該端末操作者以外の者に漏らさないこと。
(4) 端末操作者に対して次項に定める事項を遵守させること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、パスワードを適切に管理するための必要な措置を講ずること。
2 端末操作者は、パスワードを第7条第3項の規定により定められた事務の範囲を超えて使用してはならない。
3 端末操作者は、パスワードを次に掲げるところにより厳重に管理しなければならない。
(1) パスワードを秘密にし、他人に漏らし、又は使用させないこと。
(2) パスワードの入力に際して、これを他に知られないようにすること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、パスワードを適切に管理するための必要な措置を講ずること。
(ファイル及び出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関し適切な管理をすること。
(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) ファイル及び出力帳票を廃棄するときは、焼却又は裁断等の復元できない方法により確実に処分すること。
(戸籍情報システム及び戸籍データの保護管理)
第11条 保護管理者は、端末操作者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システム及び戸籍データの取扱状況を把握し、その管理の適正を図らなければならない。
(1) 端末装置の管理状況
(2) パスワードの使用状況
(3) 戸籍データ等の取扱状況
(4) 磁気ディスク等の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関する事項
2 入力データは、戸籍関係届書に限定するものとし、戸籍法等に定めがない事項は、入力データの対象としてはならない。
3 戸籍データは、戸籍法等に定めがあるものを除き、外部に提出してはならない。
(ドキュメントの管理)
第12条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ドキュメントを施錠ができる書庫に保管する等の措置を講ずること。
(2) ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(3) ドキュメントを廃棄するときは、外部に情報が漏れることのないように適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出そうとする者は、保護管理者の許可を受けなければならない。
(委託先との戸籍データ授受)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムに係る事務処理を外部に委託する場合において、当該委託先と戸籍データの授受を行うときは、これに立ち会う等戸籍データ保護に必要な措置を講じなければならない。
(守秘義務)
第14条 端末操作者は、戸籍情報システムに係る事務処理において知り得た秘密を内外問わず漏らしてはならない。その職務を離れた後も、同様とする。
(研修)
第15条 保護管理者は、端末操作者に対し、戸籍データの重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システム安全対策の推進を図るため、業務上必要な教育研修を実施するものとする。
2 保護管理者は、端末操作者に対し、戸籍情報システムの操作方法及び事故発生時における措置について、必要な教育訓練を実施するものとする。
(事故発生時の措置等)
第16条 保護管理者は、機器に重大な障害その他の事故が発生した場合の対策を定めるとともに、その内容を戸籍担当職員に対し、周知しておかなければならない。
2 保護管理者は、次に掲げる事態が生じたときは、直ちに、その内容について町長及び関係機関に報告するとともに、応急措置その他必要な対策を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システム及びその運用に伴う情報について回復不能な異状又は損害が発生したとき。
(2) 戸籍データ及び戸籍情報システムの運用に関する情報が外部に漏れたとき。
3 町長は、前項の規定による報告を受けたときは、直ちに、事実関係を調査し、適切な措置を講ずるとともに、その原因を究明し、再発を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
(その他)
第17条 その他必要な事項については、町長が定める。
附則
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
附則(令和5年2月6日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月1日訓令第2号)
この訓令は、告示の日から施行する。