○紀美野町戸籍事務取扱規則
平成18年1月1日
規則第16号
(趣旨)
第1条 この規則は、紀美野町本庁住民課(以下「住民課」という。)、美里支所(以下「支所」という。)並びに国吉出張所、長谷毛原出張所及び真国出張所(以下「出張所」という。)間における戸籍事務を迅速かつ円滑に処理するため、必要な事項を定めるものとする。
(戸籍簿の保管及び調製)
第2条 戸籍簿については、住民課で磁気ディスクをもって調製し、保管するものとする。ただし、正字化拒否者の戸籍簿については、住民課で紙戸籍をもって調製し、保管するものとする。
(送達簿の備付け)
第3条 住民課と支所における戸籍に関する届書及びその他の関係書類(以下「届書等」という。)の授受を明らかにするため、送達簿を備えるものとする。
2 前項の規定による送達簿の保存年限は、該当年度の翌年から1年間とする。
(戸籍謄抄本等の交付)
第4条 戸籍謄抄本等は、交付請求のあった住民課、支所又は出張所で交付する。
2 前項の規定にかかわらず、利用者証明用電子証明書(電子署名等に係る地方公共団体情報システム機構の認証業務に関する法律(平成14年法律第153号)第22条第1項の利用者証明用電子証明書をいう。)が記録されている個人番号カード(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カードをいう。)を用いて自ら多機能端末機(地方公共団体情報システム機構の使用に係る電子計算機を経由して本町の使用に係る電子計算機と電気通信回線で接続された通信端末機で、証明書等を自動に交付する機能を有するものをいう。)その他の端末機を利用して行う戸籍謄抄本の交付は、多機能端末機その他の端末機が設置された場所において行う。ただし、多機能端末機その他の端末機を利用して戸籍謄抄本の交付を受けようとする者の除かれた戸籍等の交付は、この限りでない。
(戸籍謄抄本等の作成)
第5条 出張所での戸籍謄抄本の作成は、次の方法によるものとする。
(1) 戸籍謄抄本の交付請求を受けたときは、直ちに支所へ請求書を模写伝送により送信する。
(2) 受信した支所は、請求書が形式的要件を満たしているかどうかの確認を行い、請求書に訂正及び補正事項等があれば、請求者に対し訂正等行うよう指示する。
(3) 支所は訂正等完了したことを確認後、受付端末の電子情報処理組織により戸籍謄抄本等を出張所へ送信する。
(届出の受付及び送達簿の登載)
第6条 戸籍の届出が住民課に提出された場合の処理は、次のとおりとする。
(1) 住民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
(2) 受理決定後、住民課は、速やかに受付帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。
2 戸籍の届出が支所に提出された場合の処理は、次のとおりとする。
(1) 支所は、届書等が形式的要件を満たしているかどうかの確認を行った後、直ちに住民課へ届書等を模写電送により送信するものとする。
(2) 受信した住民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
(3) 受理決定後、住民課は、支所に受理の可否を電話で連絡するとともに、届書等を模写電送により送信するものとする。
(4) 送信後、住民課は、受理決定済の届書等の写しにより、速やかに受付帳に登載するとともに磁気ディスクに記録するものとする。
(5) 受信した支所は、届書等に訂正及び補正事項があるかどうかの確認を行った後、届出人等に対し受理の可否を伝えるものとする。なお、届書等に訂正や補正が必要な場合には、届出人等に対し訂正指示を行うとともに、補正を行うものとする。
(6) 受理決定後、支所は、模写電送により住民課から受信した受理決定済の届書の写しを1箇月間保管するとともに、送達簿に登載し、翌日の連絡便により届書等に送達簿を添えて住民課へ送付するものとする。
(7) 送付を受けた住民課は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行うものとする。
(郵送における届書の処理)
第7条 支所が、郵送により戸籍の届出を受け付けた場合は、翌開庁に受領年月日等を記入の上、翌開庁日の連絡便により届書等に送達簿を添えて住民課へ送付するものとする。
2 送付を受けた住民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。受理決定後、住民課は、届書等が郵送又は提出された日にさかのぼって受付帳に登載し、磁気ディスクに記録するものとする。
(届出済証明、埋火葬許可証等の作成及び交付)
第8条 出生届に係る母子健康手帳への届出済証明の作成並びに交付事務、死亡及び死産届に係る埋火葬許可証の交付事務は、その届出のあった住民課及び支所で行うものとし、死亡及び死産届に係る埋火葬許可証については、磁気ディスク又は手書により作成するものとする。
2 時間外又は休日における死亡及び死産届に係る埋火葬許可証については、住民課で手書により作成し、交付するものとする。
(人口動態調査票の作成)
第9条 人口動態調査票は、住民課が磁気ディスクにより作成するものとする。
(届書等の整理)
第10条 届書等の整理は、住民課が受付帳に記載した順序に整理し、保管するものとする。
(不受理申出及び取下げの処理)
第11条 不受理申出及び取下げの処理について、住民課が届出を受け付けた場合の処理は、次のとおりとする。
(1) 住民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
(2) 受理決定後、住民課は、速やかに戸籍届不受理申出書受付帳に登載するとともに、磁気ディスクに登録するものとする。
(3) 取下げの場合についても、同様の処理を行うものとする。
2 支所が届出を受け付けた場合は、戸籍の届出の場合と同様の処理を行うものとする。
(戸籍事件表の作成)
第12条 戸籍事件表は、住民課が作成し、管轄法務局へ報告するものとする。
(身上照会、後見、破産、犯歴等の関係事務)
第13条 身上照会、後見、破産、犯歴等の関係事務については、住民課が行うものとする。
(取扱支所名の表示)
第14条 支所が戸籍に関する届書を受け付けた場合は、当該届書の欄外上部に取扱支所名を表示するものとする。
附則
この規則は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成20年2月6日規則第4号)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年9月17日規則第14号)
この規則は、平成21年10月1日から施行する。
附則(令和3年1月21日規則第4号)
この規則は、令和3年2月1日から施行する。
附則(令和3年7月1日規則第17号)
(施行期日)
1 この規則は、令和3年7月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際現にあるこの規則による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(令和6年3月1日規則第3号)
この規則は、令和6年3月1日から施行する。