○紀美野町教育委員会文書管理規程
平成18年1月1日
教育委員会訓令第4号
(趣旨)
第1条 この訓令は、紀美野町教育委員会(以下「教育委員会」という。)の保有する公文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の公文書の管理に関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 教育委員会事務局 紀美野町教育委員会事務局組織規則(平成18年紀美野町教育委員会規則第6号)に定める係を総称していう。
(2) 教育関係施設等 紀美野町立学校設置条例(平成18年紀美野町条例第75号)第2条に規定する学校及び教育委員会が主管する学校以外の教育施設をいう。
(3) 公文書 教育委員会の事務局、教育関係施設等(以下「事務局等」という。)の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって職員が組織的に用いるものとして、教育委員会が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、県報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 図書室等において管理されている図書、資料等であって、一般に閲覧させ、又は貸し出すことができるとされているもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は、公文書によることを原則とする。
2 公文書は、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理し、管理しなければならない。
(公文書の取扱い)
第4条 職員は、教育委員会がその教育行政活動を町民に説明する責務を有することを認識し、常に担当事務に係る公文書を整理して保管し、その所在を明らかに しておかなければならない。
2 職員は、個人情報の保護に留意して、公文書を適切に管理しなければならない。
(総括文書管理者)
第5条 事務局等に総括文書管理者を置き、教育課長をもって充てる。
2 総括文書管理者は、公文書を適正かつ円滑に処理するため、必要があると認めるときは、実態を調査し、課長、室長及び教育関係施設等の長(以下「課長等」という。)に対し、報告を求め、又は処理に関し改善の指示をすることができる。
(課長等の責務)
第6条 課長等は、それぞれの課、室及び教育関係施設等(以下「課等」という。)における公文書事務を統括し、当該公文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、当該課等の職員を指揮及び監督する。
(公文書の処理)
第7条 公文書は、ファイリング・システムを採用し、集中管理を行うため、庁内情報システム(事務局等及び町長部局を通信回線で結んだ情報通信網上で行政情報を共有する仕組みであって、紀美野町課設置条例(平成18年紀美野町条例第5号)第1条に規定する総務課が所管するものをいう。)により、磁気ディスクをもって処理するものとする。
(公文書の分類記号)
第8条 ファイリング・システムの対象文書には、文書分類表(様式第1号)による分類記号を付けなければならない。
2 分類記号は、収受文書及び発送文書について担当者が記入しなければならない。
(文書の収受及び配布)
第9条 文書は、教育課総務係において収受する。収受した文書は、次に定めるところによるものとする。
(1) 文書は、開封しないで主務係に配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封することができる。
(2) 2以上の係に関係する文書は、その関係が最も深いと認められる係に配布するものとする。ただし、配布すべき係が明らかでないときは、教育課長が配布すべき係を定めるものとする。
(主務係における収受)
第10条 前条の規定により主務係に配布された文書及び直接事務局等に到達した文書の収受は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は、ファイリング・システムの対象文書として取り扱うため、当該文書の余白に受付印(様式第2号)を押印するとともに、文書1件ごとに1枚の文書受付票を添付しなければならない。
(2) 刊行物、ポスターその他これらに類する文書及び主務係が指定した文書は、前号の規定にかかわらず、文書受付票を省略することができる。
(電磁的記録の受信等)
第11条 電磁的記録の受信は、通信回線を利用して行うことができる。
2 課において受信した電磁的記録については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。
3 前項の規定により電磁的記録の内容が記録された紙は、直接事務局等に到達した文書とみなし、処理を行うものとする。
4 受信した電磁的記録のうち課長等が認めたものは、紙に出力することを省略することができる。
(公文書の保管並びに保存及び廃棄)
第12条 公文書の保管並びに保存及び廃棄については、紀美野町文書取扱規程(平成18年紀美野町訓令第9号)の例による。
(その他)
第13条 その他必要な事項については、教育長が定める。
附則
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成24年9月25日教育委員会訓令第3号)
この訓令は、平成24年10月1日から施行する。
附則(平成28年3月29日教育委員会訓令第3号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月22日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、令和4年3月22日から施行する。
