○紀美野町文書取扱規程
平成18年1月1日
訓令第9号
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、文書の取扱いに関することを定めるとともに、文書を円滑かつ適正に処理し、事務の効率的な運営に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、受領、配布、収受、起案、発送、保管又は保存するすべての文書をいう。
2 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するもの
イ 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 町長その他の執行機関の長が、所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 達 法令の規定に基づき、特定の個人又は団体に対して指示命令するもの
ウ 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対して許可、認可、免許等の行政処分その他の行為をするもの
(4) 往復文書 照会、回答、通知、通達、報告、答申、進達、副申、申請、願出及び届出、勧告、協議及び建議、諮問等
(5) 部内文書 伺文、復命書、供覧及び回覧、願出及び届出、辞令、事務引継書、上申及び内申等
(6) その他の文書 式辞、書簡、賞状、推薦状等の儀礼文書、争訟に関する文書、契約書、議案、要綱、要領、台帳、帳簿、証明書等
(1) 課等 紀美野町課設置条例(平成18年紀美野町条例第5号)に規定する課及び室、紀美野町消防本部の組織に関する規則(平成18年紀美野町規則第103号)に規定する消防本部、紀美野町選挙管理委員会規程(平成18年紀美野町選挙管理委員会告示第1号)に基づく事務局、紀美野町監査委員条例(平成18年紀美野町条例第22号)に基づく事務局、紀美野町農業委員会規則(平成18年紀美野町農業委員会規則第1号)第9条第1項に規定する事務局、紀美野町固定資産評価審査委員会条例(平成18年紀美野町条例第24号)に基づく事務局及び紀美野町議会事務局処務規程(平成18年紀美野町議会訓令第2号)第2条第1項に規定する事務局をいう。
(2) 電子メール等 電子メール、ファクシミリ、インターネット等通信回線に接続した送受信装置をいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理の仕組みをいう。
(4) 保管 完結した文書を各課の事務室内又は文書管理システムで管理することをいう。
(5) 保存 各課で一定期間保管した文書を書庫等において管理することをいう。
(文書事務総括者)
第3条 文書事務総括者は、総務課長をもって充てる。
2 文書事務総括者は、文書事務の取扱いに関し疑義のある場合は、これを決定する。
(文書管理者)
第4条 文書管理者は、課等の長をもって充てる。
2 文書管理者は、主管課における次に掲げる事項を掌理する。
(1) 文書の収受、発送、配布及び印刷に関すること。
(2) 文書の形式及び用語等の審査に関すること。
(3) 文書処理の促進及び処理状況の調査に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(6) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(文書主任)
第5条 文書事務を適正にかつ円滑に行うため、課等に文書主任を置く。
2 文書主任は、係又は課の事務に精通している者のうちから文書管理者が指名する者をもってこれに充てる。
3 文書主任は、文書管理者の命を受け、次に掲げる事務を行う。
(1) 当該課等において使用する簿冊の追加及び変更その他の文書管理システムの運用に関すること。
(2) 保管及び保存する紙文書の整理に関すること。
(3) 当該課等を代表する電子メール等の受信状況を確認に関すること。
(4) その他当該課等の文書事務が適正かつ円滑に処理されるために必要なこと。
(文書事務取扱の原則)
第6条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に所在箇所及び処理状況を明らかにし、事務効率の向上に資するように努めなければならない。
2 重要文書は、その保管に万全を期するとともに、非常災害時等には、いつでも持ち出すことができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
3 文書は、当該文書を保管する文書管理者の許可なく庁外に持ち出し、関係職員以外の者に示し、又は写させてはならない。
4 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、破損し、汚損し、又は紛失しないように注意しなければならない。
(文書の文書記号及び番号)
第7条 収受文書には文書番号を、発送する文書には文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)
(2) 軽易な文書
(3) 庁内文書
(4) 請求書等
(5) 文書記号等を付けることを要しないように様式が定められている文書
(6) 法令の規定によって文書管理システムに代わるべき整理簿等に記載するよう定められている文章
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等を付ける必要がないと文書管理者が認めた文書
2 前項の文書記号は、紀美野町の首字を、次に課を表示する記号を付して表示するものとする。ただし、当該文書が指令であるときは、「紀美野町指令」の次に課を表示する記号を付して表示するものとする。
3 第1項の文書番号は、主管課ごとに該当文書を収受し、施行する順序に従い、会計年度を通じて一連の番号を付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、当該会計年度においては同一番号を付けるものとする。
(文書分類記号及び保存年限)
第8条 文書には、文書の分類記号(以下「文書分類記号」という。)及び保存終期を記載しなければならない。
2 文書分類記号及び保存年限は別表に定める区分によるものとする。
3 文書事務総括者は、文書管理者と協議して前項に規定する区分に従い、文書分類表を編成しなければならない。
4 前項の文書分類表は、文書を職能別に分類し、その保存期間は簿冊単位に定めるものとする。
(条例等の記号及び番号)
第9条 条例、規則、規程、告示、公告、訓令、訓達、内訓、通達、達及び指令には、総務課でその種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。
2 番号は公布の順序に従い、暦年を通じて一連の番号を付けるものとする。
(到達文書の処理)
第10条 町に到達した紙文書等(以下「到達文書」という。)は、すべて総務課において受領し、次により処理する。
(1) 課等の別に仕分けし、配布する。
(2) 配布先の明確でないものについては、開封の上主管課へ配布する。
(3) 書留の取扱いに係る文書(以下「書留郵便物」という。)及び特定記録文書などの特殊文書(以下「特殊文書」という。)は、受付印を押し、特殊文書処理簿に記載の上主管課へ配布し、受領印を受けなければならない。
2 到達文書で受領すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
3 到達文書中、郵便料金の不足又は未納のものは、文書管理者に照会の上、その料金を支払い、受領することができる。
(配布文書の処理)
第11条 前条の規定により総務課から配布を受けた文書(以下「配布文書」という。)は、主管課において収受し、次により処理しなければならない。
(1) 親展文書を除き、すべて開封し受付印を押すこと。
(2) 次に掲げる文書を除き、文書管理システムに登記すること。
ア 新聞、雑誌その他これらに類する文書
イ 軽易な文書
ウ 文書管理システムに代わるべき整理簿等を設けて管理している文書
2 配布文書で2以上の課に関連する文書は、配布を受けた課において他の関係課に連絡しなければならない。
3 配布文書で、その課の所管に属しないものは、直ちに配布を受けた課において主管課に転送しなければならない。ただし、書留郵便物及び特殊文書については、総務課に返付するものとする。
(直接受領の文書)
第12条 主管課において直接受領した文書については、前条の規定により処理しなければならない。
(電子メール等の送受信)
第13条 文書のうち、施行及び収受に係るものについては、電子メール等を利用することができる。
2 電子メール等の受信状況は少なくとも1日に3回(始業時、午後の休憩後及び終業時)は確認し、課等内における事務連絡を行うものとする。
3 受信した文書のうち、当該課等の所掌に属さない事務に係るものについては、速やかに転送等により所管課に送付するものとする。
(親展文書の取扱い)
第14条 主管課において親展文書の配布を受けたときは、直ちに名あて人に回付しなければならない。
2 受領者は、当該文書が公用文書であった場合は、第11条の規定により処理しなければならない。
(休日及び勤務時間外に到達した文書の受領及び配布)
第15条 休日(紀美野町の休日を定める条例(平成18年紀美野町条例第2号)第1条第1項に規定するものをいう。)及び勤務時間外に到達した文書の受領については、紀美野町役場当直規程(平成18年紀美野町訓令第38号)に定めるところによる。
(文書処理の原則)
第16条 主管課において収受した文書(以下「収受文書」という。)については、回答の要否、処理期日、処理要領、他課への合議又は回覧の要否等について適切に判断し、速やかにこれを処理しなければならない。
(事前に供覧を要する文書)
第17条 収受文書で次の各号のいずれかに該当するものは、速やかに上司の供覧に付し、その指示を受けなければならない。
(1) 処理前に町長、副町長又は課長(会計管理者を含む。)の供覧に付す必要があるもの
(2) 重要な文書で上司の指揮により処理する必要があるもの
2 前項の供覧は、文書管理システムを用いて行わなければならない。
(他課に関係がある収受文書)
第18条 収受文書が外部からの照会文書、陳情文書等で、他課に関係があるときは、逐次関係課へ回送することなく、写しをもって同時に照会する等処理促進のため適宜の措置を講じなければならない。
(起案文書の作成)
第19条 文書の起案は、文書管理システムを用いて行わなければならない。
(1) 法令等の規定による様式
(2) 反復及び継続して定型的及び画一的な処理を行うものであって、個々の起案書の件名が同一となるもの
3 文書の起案を行う場合は、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 内容のよくわかる標題を付けること。
(2) 文案はやさしく、わかりやすく、必要に応じて箇条書とすること。
(3) 用字、用語等は、常用漢字表、現代仮名遣い及び送り仮名の付け方によること。
(4) 発信者名は、事案の軽重により、町名、町長名、副町長名、課長(会計管理者を含む。)名又は課名によること。
(5) 必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。
(6) 文書の起案を行う場合は、施行の方法、文書分類記号、保存終期等を記載すること。ただし、定例的かつ多量に処理を要する同種の事案の文書及び保管を要しない文書については、この限りでない。
(文書の審査)
第20条 次に掲げる事案に係る起案文書は、文書管理者の意思決定を経た後、他課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て、総務課の合議を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令及び町法規の解釈に関する重要事案
(4) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(合議文書の処理)
第21条 合議を要する起案文書(以下「合議文書」という。)は、あらかじめ関係課と充分協議の上作成し、別に定めるもののほか、文書管理者を経て他課に合議し決裁を受けなければならない。
(公印の押印等)
第22条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。
(1) 法律等の規定により押印する必要のない文書または押印を省略することが認められている文書
(2) 町の組織内に対して発する文書(許可、認可等の処分に関する文書その他特に重要な文書を除く。)
(3) 通知、照会等で同じ内容の文書を多数のものに発する文書
(4) 案内状、令状、挨拶状等の書簡
(5) 刊行物、資料等の送付文書
(6) その他押印を省略することができると施行する文書についての決裁権者が認める文書
2 前項ただし書の規程により公印の押印を省略する場合は必要に応じて発信者名の下に公印省略の表示をするものとする。
3 重要な文書又は権利の得失に関する文書については、契印を押さなければならない。
4 契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書については、そのとじ目に割印を押さなければならない。
(発送等の方法)
第23条 文書は、総務課で次により発送するものとする。
(1) 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、切手使用台帳により郵便切手又は郵便はがきとする。
(2) 料金後納により郵送するものは、郵便の種別、量目別、特殊取扱い等に区分けし、料金後納郵便差出票に必要事項を記載して郵便局に送付する。
(3) 文書管理者は、発信文書の内容が緊急を要するときその他必要があると認めるときは、主管課の職員に持参させることにより発送することができる。
2 電子メール等の利用による文書は、主管課によって発送する。
(文書の完結日)
第24条 文書の完結の日は、次に定めるところによる。
(1) 出納に関する証拠書類は、当該出納のあった日
(2) 契約文書は、当該契約事項の履行の終わった日
(3) 帳簿類は、当該帳簿閉鎖の日とし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿類にあっては、当該帳簿類除冊の日
(4) 公示、令達文書は、所定の手続により公示又は令達された日
(5) 照会、進達、副申、許可、申請等の往復文書は、それらに対して、回答、通達、許可の指令等が発送され、又は配布された日
(6) 賞状、表彰状、感謝状等は、当該賞状等を交付した日
(7) 復命書等の供覧文書は、供覧の終わった日
(8) その他の文書は、当該文書の事案の処理が完了した日
(文書の整理及び保管の原則)
第25条 文書は文書管理システムを使用することを原則として、系統的に分類、整理、保管、保存及び廃棄を行うものとする。
(主管課における紙文書の保管)
第26条 紙文書は、会計年度ごとに保管するものとする。ただし、暦年ごとに保管することが適当なものについては、この限りでない。
2 紙文書は、原則として、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで文書管理者において保管管理するものとする。
3 前項の規定にかかわらず、紙文書が例規等事務処理上の規範となるもの又は執務のため常時閲覧する必要のあるものは、引き続き文書管理者において保管管理することができる。
4 文書管理者は、第1項の紙文書を一定の箇所に集め、文書分類記号別に整理し、保管管理しなければならない。
(文書の整理及び保管)
第27条 紙文書は、ファイルに収納して、保管庫に配置保管するものとする。ただし、保管庫以外に保管する文書については、それに適した容器に適宜編さんし、保管するものとする。
2 保管する文書は、同種の事務に属し、かつ、保存期間を同じくする文書をまとめて名称を定め、整理するものとする。
3 文書を同一のファイルに収納するときは、完結年月日の古いものから順にファイリングし、最も新しいものが最前に位置するように収納する。
4 文書は、執務中を除いて、自己の手元に置いてはならない。
(保管文書の調査点検)
第28条 文書管理者は、必要に応じ、保管庫内の文書の保管状況を点検しなければならない。
2 文書事務総括者は、文書の適正な保管の維持向上を図るため、必要に応じて、主管課の文書の保管状況を調査し、適切な助言を行うことができる。
(文書の保存期間等)
第29条 文書は、その内容の軽重の程度に応じ、第8条に定める期間保存しなければならない。ただし、当該保存期間は、文書管理者が指定するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間の定めがある文書については、その定めるところによる。
(保存期間の起算日)
第30条 文書の保存期間の起算日は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により保管するものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日とする。
2 歳入又は歳出に係る文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌年度の6月1日とする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 紀美野町情報公開条例(平成18年条例第9号)に規定する公開請求があったもの紀美野町情報公開条例第16条各号の決定の日の翌日から起算して1年間
(保存文書の廃棄)
第33条 文書管理者は、第29条の保存期間を経過した保存文書については、文書管理システムに廃棄年月日を記録し、廃棄しなければならない。ただし、法令の改正等により保存期間の改正がされたもの等、特に保存する必要があると認めるものについては、更に保存期間を定めて延長し保存することができる。
2 保存期間が満了しない文書であっても文書管理者において保存の必要がないと認めたものは、文書管理システムに廃棄年月日を記録し、廃棄することができる。
3 保存期間を延長し保存する場合は、文書管理システムに延長後の廃棄期限を記録しなければならない。
(文書廃棄上の注意)
第34条 廃棄する文書で、秘密に属するもの又は他に悪用される恐れがあると認められるものは、秘密が保持されるよう適宜の措置をしなければならない。
(文書の閲覧等)
第35条 所管課以外の保管文書を閲覧又は借覧するときは、当該文書所管課文書主任の承認を得なければならない。
(報告及び文書審査)
第36条 文書事務総括者が必要と認めるときは、主管課の文書について文書管理者の報告を求め、又は文書の提出を求めてこれを審査することができる。
(出先機関の文書取扱い)
第37条 紀美野町行政組織規則(平成18年紀美野町規則第2号)に定める機関(以下「出先機関」という。)における文書事務の取扱いについては、この訓令に準じて行わなければいけない。
2 前項の規定にかかわらず、出先機関の長は、あらかじめ町長の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、野上町文書取扱規程(昭和38年野上町訓令第2号)により取り扱ったものは、この訓令により取り扱ったものとみなす。
3 この訓令の施行の日の前日までに作成された帳票で、この訓令の施行の際、現に在庫しているものについては、この訓令による様式により作成された帳票とみなし、当分の間、必要に応じ補正して引き続き使用することができる。
附則(平成19年3月26日訓令第7号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和3年7月1日訓令第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年7月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(令和5年3月29日訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年9月8日訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第18号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第8条関係)
種別 | 該当文書 |
(1) 第1種(長期保存) | ア 市町村の廃置、分合、境界変更に関するもの イ 条例、規則の制定、改廃に関するもの ウ 訓令、告示、内規、通知等で重要なもの エ 歴史の資料となるもの オ 基本的な計画及び行政施策等で重要なもの カ 公用施設の設計、管理、運営基準で重要なもの キ 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの ク 議会提出議案、報告書、諮問答申書 ケ 歳入歳出決算書 コ 議員、委員、職員の進退履歴に関するもの サ 許可、認可で重要なもの シ 褒賞、表彰に関するもの ス 裁決、裁定又は訴願、訴訟に関するもの セ 各種委員会、審議会の議事録その他重要資料 ソ 財産の取得、管理及び処分に関し重要なもの タ 統計、年報で重要なもの チ 以上のほか長期保存を必要と認めるもの |
(2) 第2種(10年間保存) | ア 訓令、告示、内規、通知で重要でないもの イ 原簿、台帳、簿冊等で重要でないもの ウ 報告、届出、復命、調査で重要でないもの エ 許可、認可、指令、契約、規約等で重要でないもの オ 請願、建議、陳情で特に重要なもの カ 職員の給与に関するもの キ 表彰に関するもので重要でないもの ク 職員の出張命令 ケ 予算、決算、出納に関するもので重要でないもの コ 以上のほか10年保存を必要と認めるもの |
(3) 第3種(5年間保存) | ア 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの イ 建議、請願で重要でないもの ウ 税の賦課徴収に関するもの エ 公用、公用施設の設計施工に関するもの オ 各種行政政策の施行に関するもので重要でないもの カ 職員の諸願届で重要なもの キ 文書、電報、書留、使送に関する帳票 ク 予算、決算、出納に関するもので重要でないもの ケ 以上のほか5年保存を必要と認めるもの |
(4) 第4種(3年間保存) | ア 建議、陳情等で重要でないもの イ 定例的な業務の報告に関するもの ウ 庁内照復文書 エ 職員の諸願届書で軽易なもの オ 予算、決算又は出納に関するもので軽易なもの カ 以上のほか3年保存を必要と認めるもの |
(5) 第5種(1年間保存) | ア 前各号に規定する保存文書に属さない軽易な文書とする。 |